préparation réunion

Comment les pros préparent une « grosse » réunion — La Transfo dans la peau — 103

Dans le monde des orga­ni­sa­tions, cer­taines réunions sont assom­mantes, d’autres plu­tôt stres­santes. Lorsqu’il faut ani­mer une « grosse » réunion, c’est-à-dire stres­sante, les bons pro­fes­sion­nels pré­parent ce qu’ils vont dire ou faire. C’est utile. Mais s’ils pou­vaient connaître l’état d’esprit réel des par­ti­ci­pants ne se pré­pa­re­raient-ils pas plus effi­ca­ce­ment ?

Jeudi matin 6h, dans une banlieue arborée

Dans les épi­sodes pré­cé­dents David, chef de pro­jet trans­for­ma­tion, a vu ses ate­liers annu­lés au der­nier moment par Richard le DRH en désac­cord avec Fran­çoise la CEO (lire l’épi­sode 1). La pré­pa­ra­tion avec Richard fut assez hou­leuse mais fruc­tueuse et David croit avoir trou­vé une manière intel­li­gente d’animer la réunion de débrie­fing qui a lieu ce jeu­di matin (épi­sode 2).

« Aïe, merde » gro­gna Richard devant sa glace. « on va encore me deman­der à quoi je pen­sais en me rasant » mar­mon­na-t-il en pan­sant la petite plaie rou­geoyante. Il ne pour­ra pas avouer qu’il pen­sait à Fran­çoise, c’est sa boss. Et lui s’oppose tou­jours à elle. Il ne peut s’en empê­cher. Après il regrette mais sa nature prend le des­sus. C’est dan­ge­reux pour un DRH. Il sait. D’ailleurs tous les deux jours il pense se faire virer. Comme ce matin.

Pour­vu que ce jeune consul­tant change ne l’énerve pas trop. « Avec sa for­ma­tion au coa­ching, David aurait dû apprendre à maî­tri­ser ses émo­tions ! » soli­loque-t-il. Il doit filer sinon il va arri­ver trop tard au bureau. Sa rou­tine l’attend. Tou­jours com­men­cer ses jour­nées de la même manière : devant les desks vide, boire son café, dépi­ler ses emails, la revue de presse. Après il sera dis­po­nible. Fran­çoise lui reproche assez de ne pas être ave­nant : il a besoin de sa rou­tine…

7h57 du matin, devant un lycée réputé

« Bonne jour­née mon ché­ri » crie Fran­çoise à son fils déjà des­cen­du de voi­ture pour retrou­ver un groupe de jeunes che­ve­lus hilares. Evi­dem­ment il n’a rien répon­du. Pour se chan­ger les idées Fran­çoise appelle Sofia. Ça lui fait du bien de lui par­ler. Il y a cette réunion avec David, le consul­tant sur la par­tie change. Fran­çoise aime­rait en par­ler avec Sofia. Elle pressent qu’il y a un truc qui cloche dans ce pro­jet. Un truc qui explique le retard du déploie­ment. Mais elle n’arrive pas à trou­ver quoi. Il faut qu’elle trouve : Elle doit déli­vrer les syner­gies rapi­de­ment. Pas moyen d’être aidée. Et Sofia qui ne répond pas. SMS : « Ne pour­rai être là ce matin, déso­lé ». C’est vrai qu’elle a de sérieux pro­blème avec sa fille. Bon uti­li­ser cette réunion pour y voir clair alors. A qui pour­rait-elle par­ler pour s’éclaircir les idées ?

8h05 dans la salle du conseil de Netwark

« Alors tu as com­pris Célia, c’est toi qui explique les points de vue de l’IT, de la finance et des DR… » explique doc­te­ment David.

« Tu me prends vrai­ment pour une bleue n’est-ce pas ? » le coupe Célia en sou­riant.

« J’adore cette manière que tu as de remettre les gens à leur place sans t’énerver » répond David en sou­riant à son tour. « C’est pour cela que je t’ai fait venir ».

« Et aus­si parce que ça t’évite de te posi­tion­ner non ? » le reprend-elle tou­jours sou­riante.

« C’est ça mon nou­veau job de coach. Reve­nons à la slide 7 si tu veux bien, le titre est à reprendre »

8h45 dans la même salle

« Bon David, on en est où ? J’ai vrai­ment l’impression que ce pro­jet prend l’eau » attaque Fran­çoise dès son entrée dans la salle du conseil.

« Un café Fran­çoise ? » répond David un peu trop miel­leux.

« Je suis bien d’accord avec toi Fran­çoise » ren­ché­rit Richard en siro­tant son troi­sième café de la mati­née. « Et j’ai hâte d’entendre ce que David a à dire ».

« mais mais nous avons pré­pa­ré ensemble … hier » bre­douille David, décon­te­nan­cé par cette tra­hi­son.

« Pre­nez place » inter­rompt une sou­riante Célia. « David va intro­duire la pré­sen­ta­tion qui devrait répondre à vos ques­tions dans un ins­tant ».

« oui c’est exac­te­ment cela » se reprend David. Alors que Fran­çoise et Richard s’assoient à leur place habi­tuelle, il tente de reprendre ses esprits. Levant la tête il remarque qu’ils sont assis cha­cun à un bout du U for­mé par la grande table.

« Met­tez-vous ici vous ver­rez mieux » s’exclama-t-il en leur mon­trant deux places côte à côte devant les­quelles trônent 4 tas de post-it de cou­leur. « Nous les avons pré­pa­ré pour vous ». Séduits par l’attention, ils obtem­pèrent sans bron­cher.

« L’objectif de la réunion est d’établir le diag­nos­tic de la situa­tion » enchai­na-t-il. « Je vous pro­pose que Célia nous pré­sente les réac­tions que nous avons col­lec­tés chez les dif­fé­rents par­ti­ci­pants. De manière un peu inha­bi­tuelle je vous pro­pose d’expérimenter un pro­to­cole assez strict aujourd’hui : vous n’interromprez pas Célia, sauf si vrai­ment vous ne com­pre­nez pas ce qu’elle dit. Vous pour­rez consi­gner toutes vos remarques sur les post-it devant vous. Je vous expli­que­rai ensuite com­ment les orga­ni­ser pour construire le diag­nos­tic. C’est un peu for­mel mais vous ver­rez …. ». David se ras­sit sans finir sa phrase.

Célia démarre sa pré­sen­ta­tion. La pre­mière slide pose une ques­tion qu’elle relaye « tout d’abord, com­ment vous sen­tez-vous sur ce pro­jet… ».

« Je croyais qu’on ne devait pas par­ler » répond Richard abrupt, sou­riant à demi. David s’inquiète. Se tourne vers Célia. Elle lui fait signe de répondre.

« Vous avez rai­son. Disons que j’ai été un peu vite ; mais les consignes s’appliquent : cha­cun répond pour soi, sans inter­rup­tion ».

« Arrête d’ergoter Richard. Ça te fera du bien d’écouter. Moi je me sens très mal car je ne vois pas com­ment je vais pou­voir déli­vrer les syner­gies pré­vues… » enchaî­na Fran­çoise ravie de trou­ver enfin une oreille atten­tive. Au paper­board Célia note tous les déve­lop­pe­ments de Fran­çoise mot pour mot…

« Moi je le sens pas, on écoute trop les gens, ça n’avance pas » pour­suit Richard après le silence lais­sé par Fran­çoise.

Elle veut inter­ve­nir. D’un geste David l’arrête. Richard pour­suit : « au fond moi aus­si j’appréhende. Je ne veux pas que ça foire ce pro­jet. Pas pour les mêmes rai­sons, mais j’appréhende ».

Et la réunion sui­vra ce cours, assez dif­fé­rent de tout ce que cha­cun envi­sa­geait ini­tia­le­ment….

10h50 dans le cou­loir devant la salle du conseil

« Excel­lente réunion Fran­çoise tu ne trouves pas ? » deman­da Richard déten­du.

« Oui, ce n’est pas si dur de tom­ber d’accord fina­le­ment » répon­dit-elle. « j’ai comi­té pro­duit mais on reparle rapi­de­ment de ce sémi­naire avec le CODIR » conclu-t-elle en filant prendre l’ascenseur.

Au même moment dans la salle du conseil

« Ça c’est bien pas­sé non ? » demande Célia guille­rette en clas­sant les post-it.

« Tu parles. Un sémi­naire avec tout le CODIR. Je n’ai jamais ani­mé ça moi » répond David abat­tu s’asseyant sur la pre­mière chaise venue.

« Moi je trouve que tu as été super, heu­reu­se­ment que tu es inter­ve­nu à plu­sieurs reprises »

« Ah oui tu trouves ? à quel moment penses-tu exac­te­ment ? » demande David sou­dain redres­sé et inté­res­sé.

« Quand tu as fait res­pec­ter les consignes, grâce à cela ils ont pu par­ler et se détendre. Puis quand tu les as aidés à com­prendre qu’ils étaient d’accord entre eux au début, puis avec toutes les inter­viewés à la fin ».

La trans­fo dans la peau est une série d’illustrations construites à par­tir d’observations réelles de la vie des pro­jets de trans­for­ma­tion. Son cadre de réfé­rence puise dans le conseil en trans­for­ma­tion, le coa­ching de col­lec­tifs, l’analyse socio­lo­gique des orga­ni­sa­tions et bien enten­du l’observation de pro­jets réels. La suite n’est pas écrite : nous avons besoin de vos com­men­taires pour conti­nuer !

« C’est vrai tu as rai­son » se ren­gor­gea David, « je ne l’avais pas vu sur le coup, mais sans cela ils seraient sor­tis sans se savoir d’accord ».

« Exac­te­ment. C’est toi qui me l’avait dit en pré­pa­rant hier soir » répond Célia gogue­narde.

Michel, c’était Michel qui avait tout expli­qué à David. Se le rap­pe­ler est un peu vexant.

Le vibreur de son mobile le sort de sa rêve­rie.

C’est Marc, son boss.

« Je viens de voir Fran­çoise en comi­té pro­duit, elle est d’accord pour que je vienne au sémi­naire du CODIR, tu me briefe quand ? »

Aïe. Une nou­velle « grosse » réunion en pers­pec­tive …

A suivre….