Comment les pros préparent une « grosse » réunion — La Transfo dans la peau — 103
Dans le monde des organisations, certaines réunions sont assommantes, d’autres plutôt stressantes. Lorsqu’il faut animer une « grosse » réunion, c’est-à-dire stressante, les bons professionnels préparent ce qu’ils vont dire ou faire. C’est utile. Mais s’ils pouvaient connaître l’état d’esprit réel des participants ne se prépareraient-ils pas plus efficacement ?
Jeudi matin 6h, dans une banlieue arborée
Dans les épisodes précédents David, chef de projet transformation, a vu ses ateliers annulés au dernier moment par Richard le DRH en désaccord avec Françoise la CEO (lire l’épisode 1). La préparation avec Richard fut assez houleuse mais fructueuse et David croit avoir trouvé une manière intelligente d’animer la réunion de débriefing qui a lieu ce jeudi matin (épisode 2).
« Aïe, merde » grogna Richard devant sa glace. « on va encore me demander à quoi je pensais en me rasant » marmonna-t-il en pansant la petite plaie rougeoyante. Il ne pourra pas avouer qu’il pensait à Françoise, c’est sa boss. Et lui s’oppose toujours à elle. Il ne peut s’en empêcher. Après il regrette mais sa nature prend le dessus. C’est dangereux pour un DRH. Il sait. D’ailleurs tous les deux jours il pense se faire virer. Comme ce matin.
Pourvu que ce jeune consultant change ne l’énerve pas trop. « Avec sa formation au coaching, David aurait dû apprendre à maîtriser ses émotions ! » soliloque-t-il. Il doit filer sinon il va arriver trop tard au bureau. Sa routine l’attend. Toujours commencer ses journées de la même manière : devant les desks vide, boire son café, dépiler ses emails, la revue de presse. Après il sera disponible. Françoise lui reproche assez de ne pas être avenant : il a besoin de sa routine…
7h57 du matin, devant un lycée réputé
« Bonne journée mon chéri » crie Françoise à son fils déjà descendu de voiture pour retrouver un groupe de jeunes chevelus hilares. Evidemment il n’a rien répondu. Pour se changer les idées Françoise appelle Sofia. Ça lui fait du bien de lui parler. Il y a cette réunion avec David, le consultant sur la partie change. Françoise aimerait en parler avec Sofia. Elle pressent qu’il y a un truc qui cloche dans ce projet. Un truc qui explique le retard du déploiement. Mais elle n’arrive pas à trouver quoi. Il faut qu’elle trouve : Elle doit délivrer les synergies rapidement. Pas moyen d’être aidée. Et Sofia qui ne répond pas. SMS : « Ne pourrai être là ce matin, désolé ». C’est vrai qu’elle a de sérieux problème avec sa fille. Bon utiliser cette réunion pour y voir clair alors. A qui pourrait-elle parler pour s’éclaircir les idées ?
8h05 dans la salle du conseil de Netwark
« Alors tu as compris Célia, c’est toi qui explique les points de vue de l’IT, de la finance et des DR… » explique doctement David.
« Tu me prends vraiment pour une bleue n’est-ce pas ? » le coupe Célia en souriant.
« J’adore cette manière que tu as de remettre les gens à leur place sans t’énerver » répond David en souriant à son tour. « C’est pour cela que je t’ai fait venir ».
« Et aussi parce que ça t’évite de te positionner non ? » le reprend-elle toujours souriante.
« C’est ça mon nouveau job de coach. Revenons à la slide 7 si tu veux bien, le titre est à reprendre »
8h45 dans la même salle
« Bon David, on en est où ? J’ai vraiment l’impression que ce projet prend l’eau » attaque Françoise dès son entrée dans la salle du conseil.
« Un café Françoise ? » répond David un peu trop mielleux.
« Je suis bien d’accord avec toi Françoise » renchérit Richard en sirotant son troisième café de la matinée. « Et j’ai hâte d’entendre ce que David a à dire ».
« mais mais nous avons préparé ensemble … hier » bredouille David, décontenancé par cette trahison.
« Prenez place » interrompt une souriante Célia. « David va introduire la présentation qui devrait répondre à vos questions dans un instant ».
« oui c’est exactement cela » se reprend David. Alors que Françoise et Richard s’assoient à leur place habituelle, il tente de reprendre ses esprits. Levant la tête il remarque qu’ils sont assis chacun à un bout du U formé par la grande table.
« Mettez-vous ici vous verrez mieux » s’exclama-t-il en leur montrant deux places côte à côte devant lesquelles trônent 4 tas de post-it de couleur. « Nous les avons préparé pour vous ». Séduits par l’attention, ils obtempèrent sans broncher.
« L’objectif de la réunion est d’établir le diagnostic de la situation » enchaina-t-il. « Je vous propose que Célia nous présente les réactions que nous avons collectés chez les différents participants. De manière un peu inhabituelle je vous propose d’expérimenter un protocole assez strict aujourd’hui : vous n’interromprez pas Célia, sauf si vraiment vous ne comprenez pas ce qu’elle dit. Vous pourrez consigner toutes vos remarques sur les post-it devant vous. Je vous expliquerai ensuite comment les organiser pour construire le diagnostic. C’est un peu formel mais vous verrez …. ». David se rassit sans finir sa phrase.
Célia démarre sa présentation. La première slide pose une question qu’elle relaye « tout d’abord, comment vous sentez-vous sur ce projet… ».
« Je croyais qu’on ne devait pas parler » répond Richard abrupt, souriant à demi. David s’inquiète. Se tourne vers Célia. Elle lui fait signe de répondre.
« Vous avez raison. Disons que j’ai été un peu vite ; mais les consignes s’appliquent : chacun répond pour soi, sans interruption ».
« Arrête d’ergoter Richard. Ça te fera du bien d’écouter. Moi je me sens très mal car je ne vois pas comment je vais pouvoir délivrer les synergies prévues… » enchaîna Françoise ravie de trouver enfin une oreille attentive. Au paperboard Célia note tous les développements de Françoise mot pour mot…
« Moi je le sens pas, on écoute trop les gens, ça n’avance pas » poursuit Richard après le silence laissé par Françoise.
Elle veut intervenir. D’un geste David l’arrête. Richard poursuit : « au fond moi aussi j’appréhende. Je ne veux pas que ça foire ce projet. Pas pour les mêmes raisons, mais j’appréhende ».
Et la réunion suivra ce cours, assez différent de tout ce que chacun envisageait initialement….
10h50 dans le couloir devant la salle du conseil
« Excellente réunion Françoise tu ne trouves pas ? » demanda Richard détendu.
« Oui, ce n’est pas si dur de tomber d’accord finalement » répondit-elle. « j’ai comité produit mais on reparle rapidement de ce séminaire avec le CODIR » conclu-t-elle en filant prendre l’ascenseur.
Au même moment dans la salle du conseil
« Ça c’est bien passé non ? » demande Célia guillerette en classant les post-it.
« Tu parles. Un séminaire avec tout le CODIR. Je n’ai jamais animé ça moi » répond David abattu s’asseyant sur la première chaise venue.
« Moi je trouve que tu as été super, heureusement que tu es intervenu à plusieurs reprises »
« Ah oui tu trouves ? à quel moment penses-tu exactement ? » demande David soudain redressé et intéressé.
« Quand tu as fait respecter les consignes, grâce à cela ils ont pu parler et se détendre. Puis quand tu les as aidés à comprendre qu’ils étaient d’accord entre eux au début, puis avec toutes les interviewés à la fin ».
La transfo dans la peau est une série d’illustrations construites à partir d’observations réelles de la vie des projets de transformation. Son cadre de référence puise dans le conseil en transformation, le coaching de collectifs, l’analyse sociologique des organisations et bien entendu l’observation de projets réels. La suite n’est pas écrite : nous avons besoin de vos commentaires pour continuer !
« C’est vrai tu as raison » se rengorgea David, « je ne l’avais pas vu sur le coup, mais sans cela ils seraient sortis sans se savoir d’accord ».
« Exactement. C’est toi qui me l’avait dit en préparant hier soir » répond Célia goguenarde.
Michel, c’était Michel qui avait tout expliqué à David. Se le rappeler est un peu vexant.
Le vibreur de son mobile le sort de sa rêverie.
C’est Marc, son boss.
« Je viens de voir Françoise en comité produit, elle est d’accord pour que je vienne au séminaire du CODIR, tu me briefe quand ? »
Aïe. Une nouvelle « grosse » réunion en perspective …
A suivre….
